Στο Τμήμα λειτουργεί Επιτροπή Τεκμηρίωσης, η οποία έχει τη βασική ευθύνη για τη συλλογή και την επεξεργασία πληροφοριών σχετικών με το ΠΠΣ. Η Επιτροπή συλλέγει στοιχεία για διάφορες πλευρές του ΠΠΣ από διάφορες πηγές εκτός από την αξιολόγηση των διδασκόντων, η οποία είναι έργο της ΟΜΕΑ.
Οι βασικές πηγές πληροφοριών της Επιτροπής Τεκμηρίωσης είναι οι κάτωθι:
- Το Μηχανογραφικό των Εισακτέων (εξέλιξη των προτιμήσεων των εισακτέων, της σύνθεσης των διαφορετικών κατευθύνσεων Λυκείου, του τόπου καταγωγής, του φύλου, κτλ.)
- Το Φοιτητολόγιο: Παρακολούθηση συγκεκριμένων δεικτών, όπως το ποσοστό των φοιτητών που παίρνει πτυχίο σε 5, 6, 7, 7+ χρόνια, το ποσοστό των φοιτητών/τριών ανά έτος που οφείλει μόνο τη Διπλωματική Εργασία, το ποσοστό των φοιτητών/τριών που διαγράφεται από το Τμήμα κατά τα 2 πρώτα έτη των σπουδών του/ης, κλπ.
- Ερωτηματολόγια που συμπληρώνονται από αποφοίτους κι επικεντρώνονται στην επαγγελματική τους αποκατάσταση, καθώς και στην αξιολόγηση των σπουδών τους στο ΤΜΟΔ. Αυτά τα ερωτηματολόγια καταρτίζονται κι επεξεργάζονται σε συνεργασία με την Επιτροπή για την Επαγγελματική Κατοχύρωση των Αποφοίτων του Τμήματος.
- Δεδομένα που συγκεντρώνονται από το ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ της ΜΟΔΙΠ του Παν. Αιγαίου και αφορούν στην αριθμητική και εργασιακή εξέλιξη των μελών ΔΕΠ και του λοιπού προσωπικού του Τμήματος, στην κινητικότητα του ακαδημαϊκού προσωπικού, στη χρηματοδότηση ερευνητικών έργων, στις εξελίξεις σε υποδομές και υπηρεσίες καθώς και στη παραγωγή και αναγνώριση του ερευνητικού έργου των μελών ΔΕΠ του Τμήματος.
- Πληροφορίες επίσης αντλούνται σε άτυπη βάση από τη σχέση των μελών του Τμήματος με την υπόλοιπη κοινωνία. Αναφέρουμε ενδεικτικά:
- Τη συμμετοχή μελών ΔΕΠ καθώς και συμβασιούχων διδασκόντων σε Επαγγελματικές Ενώσεις (π.χ. ΤΕΕ), ή Κλαδικές Εταιρίες (π.χ. Ελληνική Εταιρία Logistics).
- Τη συμμετοχή μελών ΔΕΠ σε τοπικό επίπεδο (Επιτροπή Διασύνδεσης με τη Χιώτικη Κοινωνία)
Η Επιτροπή Τεκμηρίωσης επεξεργάζεται τα δεδομένα που συλλέγονται από τις ανωτέρω πηγές με σκοπό να συνάγει συμπεράσματα, να αποτυπώσει τάσεις που χρήζουν περαιτέρω προσοχής, και να εισηγηθεί μέτρα για την αντιμετώπισή τους προς τη Συνέλευση του Τμήματος. Η Συνέλευση του Τμήματος συζητά τα θέματα και αποφασίζει κατά περίπτωση. Για παράδειγμα, στην 1η Συνέλευση κάθε έτους ανακοινώνονται και σχολιάζονται τα στοιχεία για τους νέους εισακτέους ενώ σε επόμενη Συνέλευση αποφασίζεται η στρατηγική επικοινωνίας και διαφήμισης του Τμήματος και η ενίσχυση της εικόνας του στην τοπική κοινωνία για το επόμενο ακαδημαϊκό έτος μέσω π.χ. παρουσιάσεων σε μαθητές Λυκείων της πόλης.
Ειδικά για τα δεδομένα που αφορούν την επαγγελματική αποκατάσταση των αποφοίτων του Τμήματος, αυτά παρουσιάζονται και συζητούνται στη Συνέλευση του Τμήματος ενώ αποφασίζεται η επανάληψη της έρευνας, οι όποιες αλλαγές/τροποποιήσεις στο ερωτηματολόγιο της έρευνας και η αξιοποίηση των αποτελεσμάτων π.χ. για την προώθηση και διαφήμιση του Τμήματος. Να σημειωθεί ότι μέχρι σήμερα έχουν ήδη πραγματοποιηθεί τρεις τέτοιες έρευνες (ετοιμάζεται ακόμα μια). Ενδεικτικά αποτελέσματα αναφέρονται και στην παράγραφο 2 της παρούσας πρότασης (αναλυτικά στο Παράρτημα Β10.2).